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OA系統實施中需注意的五個關鍵點

一、OA系統實施需單位領導牽頭推廣
1、如果單位領導帶頭堅持使用,那么系統會迅速、切實地應用起來;如果領導不使用,那么無論信息部門如何努力也難推廣。OA系統畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領導,由于年齡關系,對電腦敬而遠之,所以有些領導對信息化比較抵觸,現在一些OA系統廠商考慮到這種實際情況,在OA系統中做了一些便利的方法。一般來說,領導使用OA系統重要功能是審批,OA系統廠商把一些領導常用的審批用語通過管理員錄入到OA系統中,領導只要輕點鼠標即可進行審批,而且可與手寫版配合使用,領導用手寫版直接審批意見。這樣一些人性化的措施,大大降低了一些領導對OA系統的抵觸心里。
2、OA系統實施要分步實施、從易到難,忌貪一步到位 一般單位都認為OA系統的功能多而全則優。其實未必,為了確保項目的順利實施,以及實施和推廣的效率,務必要先選擇一些為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統、公司的公告、論壇、文檔資料的授權等信息發布性質的功能、以及一些簡單的流程等。一些相對復雜的模塊可以暫時放到回收站中,在系統應用良好情況下系統管理員再逐步的從回收站取出來,進行設置,繼而推廣,這樣的好處是減少員工的心里壓力,如果員工進入OA系統之后看到那么多陌生的功能模塊,心里難免有抵觸心理。
3、OA系統實施需各部門協調配合 OA系統往往涉及單位各個部門、人員,面較廣,而其又體現了新的管理理念和模式,很大程度上改變了員工傳統的作業習慣,因此在推廣過程中,難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領導必須與OA系統的管理部門(尤其是行政部/辦公室)密切配合,制定使用OA系統的規章制度,明文要求系統的使用,尤其要切斷非必要的傳統紙質信息流轉形式。
4、OA系統實施前期準備事關重要 建議有必要專門成立臨時組織,要求該主管積極參與,結合OA系統廠商提供的資料要求,快速地、系統地完成數據整理工作,如組織結構、流程、各種電子文檔資料等,這樣可以快速啟動系統的試運行,并很大程度降低了OA系統推廣難度。
5、OA系統實施需確定專門的系統管理員 系統管理員主要負責協同OA系統的系統初始化以及今后的系統維護,一般來說一個系統管理員就足夠,系統管理員一般都要計算機專業出身的人員才合適,系統管理員的責任心以及技術水平與今后協同辦公軟件的使用情況有直接關系。另外系統管理員的離職交接工作一定要做好,否則新來的系統管理員不熟悉情況,一切又要重新依賴OA系統供應商,這樣給單位帶來很大的被動,也給OA系統廠商添加很多麻煩。
本文章由 OA辦公系統OA辦公軟件提供。

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